Blogs: enlazando documentos desde Google Drive

Muchos alumnos publican sus prácticas en blogs como Blogger o WordPress. En ocasiones se les pide complementar sus artículos con con la posibilidad de descargar los archivos de los trabajos realizados, con información suplementaria a sus contenidos, o con una previsualización en pantalla. Lo habitual es que guarden en «la nube» una copia de los mismos y luego los enlacen cuando los necesiten.

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Ya publicamos varios artículos en referencia e este proceso. Lamentablemente Google ha cambiado el procedimiento para acceder a tus documentos. Vamos a ver con esta guía paso a paso cómo podemos ofrecer descargas de archivos guardados o creados por tí  desde Google Drive a las entradas de tu Blog.

NOTA IMPORTANTE: Ten muy en cuenta la protección de los derechos de autor. Sólo deberías ofrecer descargas de material propio o con licencia para poder ser distribuido. En ningún caso deberás permitir la descarga de archivos o información que no sea de tu propiedad o se encuentre protegida por los derechos de autor.

¿Qué vamos a hacer?

Vamos a utilizar Google Drive como almacenamiento de los archivos que deseamos poner a disposición de nuestros usuarios desde las entradas de nuestro Blog.

¿Qué es Google Drive?

Google Drive es la aplicación de almacenamiento en la nube de Google. Simplificando, se trata de un almacenamiento extra del cual podrás disponer como si de otro disco duro tuyo se tratara, para almacenar los archivos o información que desees con la posibilidad de poderlos incluso compartir.

Paso a paso en Google Drive:

 [1]  En primer lugar debes tener una cuenta Google que te permitirá tener acceso a Google Drive. Puedes acceder de las siguientes maneras a la herramienta de almacenamiento en la nube de Google:

  • Si estás validado con tu cuenta de Google en Google+, GMAIL o cualquier producto Google verás que puedes acceder directamente tecleando en el navegador: https://drive.google.com/.
  • En la barra superior de Google, con el logo de usuario a la izquierda del icono de la «campana» de notificaciones encontrarás que tienes un icono con forma de «parrilla» de aplicaciones donde tienes los accesos directos a todas las aplicaciones Google. Fíjate en los recuadros marcados en rojo en la imagen inferior.

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 [2]  Al acceder a Google Drive observarás la lista de archivos que tengas ya subidos a la herramienta en caso de que ya la estés utilizando o que se encontrará vacía si no tienes nada guardado. La pantalla de Drive con archivos por ejemplo es como la que muestro en la parte inferior.

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 [3]  Destaca a la izquierda el botón en rojo: «Nuevo». Pulsando sobre él te dará acceso a un nuevo menú en el que encontrarás varias opciones:

  • Carpeta: Conviene ser organizado. Crea  espacios separados para clasificar tus documentos.
  • Subir archivos: el botón con la flecha  hacia arriba te permitirá subir archivos de cualquier clase a Drive (pdf, doc, xls, ppt, etc…). Es decir, puedes confeccionar en tu programa favorito un documento, un vídeo, una presentación… y subirlo por medio de este botón a tu espacio en Google Drive.
  • Documentos de Google…: te permitirán crear con Google Docs el archivo que deseas compartir. Puedes confeccionar archivos de texto, Presentaciones, hojas de cálculo, formularios, dibujos e incluso conectar las aplicaciones que Google ofrece como extensiones de Drive o de Google Chrome.

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Una vez que has pulsado el botón «Subir archivos» y seleccionado el/los archivos a subir desde tu disco duro a Drive, te saldrá una ventana en la parte inferior indicándote que el archivo está «Subido»

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 [4]  Ahora llega el momento de compartir el archivo que has creado o subido a Google Drive. Búscale en la carpeta y pulsa con el botón derecho del ratón sobre él (también puedes seleccionarlo y pulsar en el botón b1b):

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Al darle a «Compartir» aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrás invitar a otros usuarios a ver o editar tu documento. Esto no nos interesa ya que necesitamos que el acceso sea público y anónimo.

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Pulsando en «Avanazdo» verás que hay una zona en la mitad de la ventana que pone «Quién tiene acceso«. Por defecto que sale «Privado: sólo tú tienes acceso«. Pulsa en el texto en azul «Cambiar«.

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A continuación te aparecerá una nueva ventana. Podrás escoger la manera de compartir el archivo que hayas creado o subido a Google Drive.

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Puedes escoger cualquier de las tres opciones que te ofrece Drive para compartir:

  • La primera opción para compartir, «Público en la web» permitirá que cualquier usuario pueda descargarse el archivo que has subido o creado en Google Drive.
  • Nos centramos en esta opción, dado que deseamos compartir sin restricción de ninguna clase el archivo que hemos subido o creado en Google Drive. Las otras dos opciones disponibles para poder compartir te permitirán establecer restricciones a los usuarios que quieran realizar la descarga.

Ahora, si lo has compartido volverás a la pantalla anterior:

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Simplemente copia y pega en algún sitio (el bloc de notas, lo que prefieras) la dirección que sale seleccionada bajo el texto «Enlace para compartir«:

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Paso a paso en los blog

 [1]  Identifícate en tu blog y abre el editor de entradas (donde escribes tus artículos) o edita la entrada donde quieres compartir el Archivo. Selecciona la vista HTML (Botón «HTML» en blogger, botón «Texto» en WordPress):

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 [2]  Al final de la entrada (que es normalmente el sitio indicado para poner el enlace al archivo a compartir) añade el enlace que antes copiaste de Google Drive. Existen dos formas de exponer el enlace del archivo dependiendo de si lo has creado o subido a Drive:

ARCHIVOS SUBIDOS (que no son Google Docs):

  • Del enlace que te dió Google Drive al compartir el archivo, extrae sólo el código de letras y números (en el ejemplo sería la parte en negrita):
     https://drive.google.com/file/d/0B8vI01aNWG1IQnhvTHh5TjJPZ2s/view?usp=sharing
  • Ahora compón la siguiente dirección que será la que utilices en tu Blog (<a href=»https://docs.google.com/uc?export=download&id=CódigoDeGoogle«>Descarga el archivo</a>) :
<a href="https://docs.google.com/uc?export=download&id=0B8vI01aNWG1IQnhvTHh5TjJPZ2s">Descarga el archivo</a>

Ahora puedes volver a tu entrada dándole al botón «Redactar» / «Visual» o «Guardar» / «Publicar«, lo que prefieras y ya estará disponible para descarga en enlace a tu archivo. Este es el del ejemplo: [Descarga el archivo]

Nota: en el caso que nos ocupa (un archivo de sonido MP3) puedes utilizar las etiquetas HTML5 para «incrustar» el elemento en el artículo y  que se reproduzca desde la página:

<audio controls>
 <source src="https://docs.google.com/uc?export=download&id=0B8vI01aNWG1IQnhvTHh5TjJPZ2s" type="audio/mpeg">
</audio>

y este sería el resultado:

ARCHIVOS CREADOS en Google Docs

Si has creado un documento o presentación podrás exportarlo al tipo de archivo que prefieras y descargarlo sin visualizar en el navegador siempre que éste sea compatible siguiendo este formato:

https://docs.google.com/feeds/download/documents/Export?docID=ID_DRIVE&exportFormat=html&format=html

donde el formato es al que deseas exportar (pdf, html, txt, png, doc, etc…)

Para una hoja de cálculo

 https://spreadsheets.google.com/feeds/download/spreadsheets/Export?key=ID_DRIVE&exportFormat=csv

Para los archivos que hayamos creado directamente desde  Google como ocurre con los documentos, presentaciones, hojas de cálculo, formularios, dibujos y tablas, así como para los que hayamos hecho con otros programas pero posteriormente hayan sido subidos y transformados con Google Drive, los enlaces serán de otra forma y además habrá que adaptarlos según el tipo de fichero.

Las adaptaciones son bastante lógicas. Empezando con los documentos de texto los formatos de salida pueden ser .doc, .html, .jpeg, .odt (Open Document), .pdf, .png, .rtf (formato de texto enriquecido), .txt y zip.

Este sería el formato de la URL a utilizar y como antes, las X representa la ID del fichero. En EXTENSION indicaremos el formato de salida de entre los mencionados anteriormente:

https://docs.google.com/feeds/download/documents/Export?docID=XXXXXXXXXXXXXXXX&exportFormat=EXTENSION&format=EXTENSION

Que el formato tenga en este caso que aparecer dos veces no es una errata, sino una necesidad para compatibilizar los formatos que históricamente ha usado este servicio.

Para hojas de cálculo este sería el link:

https://spreadsheets.google.com/feeds/download/spreadsheets/Export?key=XXXXXXXXXXXXXXXX&exportFormat=EXTENSION

Y las salidas posibles: xls, csv, pdf, ods, tsv y html.

Descargar hoja de cálculo

Dibujos. Formatos de salida permitidos: jpeg, pdf, png y svg.

https://docs.google.com/feeds/download/drawings/Export?docID=XXXXXXXXXXXXXXXX&exportFormat=EXTENSION

Las presentaciones admiten salidas en pdf, png, ppt y txt.

https://docs.google.com/feeds/download/presentations/Export?docID=XXXXXXXXXXXXXXXX&exportFormat=EXTENSION

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